Chưa có sản phẩm trong giỏ hàng.
Thuê Bảng Tên Hội Nghị Bằng Mica — Tính Số Lượng, Chuẩn Bị Danh Sách Và Xếp Chỗ Ngồi
Thuê bảng tên hội nghị là cách nhanh và tiết kiệm để có đủ bảng tên cho một sự kiện dùng một lần: khung mica của xưởng, tên do ban tổ chức tự in. Xưởng SDC cho thuê bảng tên mica cỡ 24 × 12 cm tại TPHCM, từ 20 cái. Bài này hướng dẫn phần việc của ban tổ chức: tính bao nhiêu bảng, chuẩn bị danh sách thế nào, xếp chỗ ra sao để ngày hội nghị không có đại biểu nào đứng tìm chỗ ngồi.
Tính số bảng cần thuê
| Nhóm | Cách tính |
|---|---|
| Đại biểu đã xác nhận | Một bảng mỗi người |
| Bàn chủ tọa | Một bảng mỗi ghế, cân nhắc cỡ lớn đặt mua riêng |
| Khách mời chưa xác nhận | Tính theo tỉ lệ thường đến của đơn vị |
| Dự phòng | Thêm khoảng 10 – 15% tổng số |
Số thuê tối thiểu là 20 cái. Hội nghị nhỏ hơn có thể cân nhắc mua một bộ nhỏ kiểu lồng thẻ để dùng cho các cuộc họp sau.
Chuẩn bị danh sách đại biểu
- Mỗi thông tin một cột: học hàm học vị, họ tên, chức danh, đơn vị
- Xác nhận cách viết: với người phụ trách từng đơn vị
- Đánh dấu vị trí: bàn chủ tọa, hàng đầu, khu khách mời
- Chốt bản cuối: ghi rõ ngày giờ chốt, bản sau mới in
Thuê bảng tên hội nghị và sơ đồ chỗ ngồi
Bảng tên chỉ phát huy tác dụng khi được đặt đúng chỗ. Vẽ sơ đồ phòng với số thứ tự từng ghế, gán tên vào sơ đồ, rồi in thẻ theo đúng thứ tự đó. Khi lồng thẻ xong, xếp bảng vào thùng theo thứ tự ghế. Người đặt bảng chỉ cần đi một vòng theo sơ đồ là xong, không phải dò tên trên từng bàn.
In thẻ tên đúng khổ
Thẻ in khổ 24 × 12 cm, hai mặt, giấy từ 200gsm. Xoay A4 nằm ngang, in hai mặt lật cạnh dài, cắt theo khung. In tỉ lệ 100%, không dùng chế độ vừa khổ giấy. Tên cỡ lớn, chức danh nhỏ hơn ở dòng dưới. Cách xoay khổ giấy và chọn chế độ in được hướng dẫn kỹ ở trang cho thuê biển chức danh.
Phân công người phụ trách
Một người giữ danh sách và in thẻ, một người nhận và trả bảng với xưởng, một người đặt bảng tại hội trường. Hội nghị lớn nên có thêm người đứng ở cửa hỗ trợ đại biểu tìm chỗ. Phân công rõ giúp tránh tình trạng ai cũng nghĩ người khác đã làm.
Xử lý phát sinh tại chỗ
Luôn mang theo vài khung trống, vài tờ thẻ in sẵn khung nhưng chưa có tên, bút lông và kéo. Khi có đại biểu phát sinh, viết tay tên rõ ràng hoặc in nhanh nếu hội trường có máy in, lồng vào khung trống. Khi có người vắng, rút bảng ra để hàng ghế không có chỗ trống mang tên.
Sau hội nghị
Rút thẻ ra khỏi khung, gom khung vào thùng, đếm đủ số trước khi trả. Xưởng kiểm đếm, trừ phí thuê và hoàn phần chênh của tiền cọc. Biển hỏng hoặc thiếu được tính theo giá bán. Phần lịch nhận trả trong thành phố có ở trang cho thuê biển chức danh TPHCM.
Diễn tập nhanh trước ngày chính
Với hội nghị quan trọng, hãy dành mười lăm phút buổi chiều hôm trước để đặt thử bảng tên ở hàng đầu và bàn chủ tọa, rồi đi ra cuối hội trường nhìn lại. Nếu tên khó đọc, còn kịp tăng cỡ chữ và in lại thẻ. Nếu sơ đồ chỗ ngồi có chỗ chưa hợp lý, còn kịp điều chỉnh. Buổi sáng hôm sau đội ngũ chỉ việc đặt nốt các hàng còn lại theo mẫu đã duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Hội nghị dưới 20 người có thuê được không?
Số thuê tối thiểu là 20 cái; hội nghị nhỏ có thể thuê đủ 20 hoặc mua một bộ nhỏ.
Ai là người in thẻ giấy khi thuê?
Dịch vụ thuê là khung mica, bên thuê tự in thẻ theo khổ xưởng hướng dẫn.
Nên thuê dư bao nhiêu?
Khoảng 10 – 15% so với danh sách đã xác nhận.
Bàn chủ tọa có dùng chung cỡ với đại biểu không?
Được, nhưng hội trường lớn nên đặt mua cỡ lớn riêng cho bàn chủ tọa.
Có thuê ngoài TPHCM được không?
Dịch vụ thuê chỉ áp dụng trong khu vực TPHCM.
Gửi yêu cầu
Nhắn Zalo số đại biểu, ngày hội nghị và địa điểm. Xưởng báo phí thuê, mức cọc và lịch nhận trả.
Nhắn Zalo 0914.194.494 · Gọi 0914.194.494
Xem thêm: biển chức danh hội nghị · bảng tên đại biểu · biển chức danh lồng thẻ